La gestione delle note spese è un aspetto cruciale per ogni azienda, sia in termini fiscali che organizzativi. Garantire che queste vengano gestite correttamente non solo evita problemi con il fisco, ma assicura anche un flusso operativo fluido e una corretta allocazione delle risorse interne.
Le note spese presentate dai dipendenti per rimborsi riguardanti trasferte, acquisti di materiali o altre spese aziendali devono essere attentamente gestite per garantirne la corretta deducibilità fiscale. Secondo la normativa fiscale italiana, le spese sostenute dai dipendenti possono essere rimborsate e, in molti casi, l’azienda può dedurle dal reddito imponibile. Le principali categorie di spesa includono:
Secondo le normative italiane, le note spese e i relativi documenti giustificativi devono essere conservati per almeno 5 anni dalla data della dichiarazione dei redditi. Questo periodo può essere esteso in caso di verifiche o accertamenti da parte dell'Agenzia delle Entrate. Per evitare la perdita di documenti e garantire la conformità fiscale, è consigliato utilizzare sistemi di archiviazione digitali, che facilitano la gestione e la ricerca dei documenti.
Il processo di gestione delle note spese prevede diverse fasi, dalla presentazione dei documenti da parte del dipendente fino alla loro approvazione e successivo rimborso. Un tipico flusso operativo include:
La digitalizzazione di questo processo tramite software specifici, come sistemi di gestione delle presenze e delle spese, facilita l’approvazione e la tracciabilità, riducendo al minimo il rischio di errori.
I limiti di detraibilità
La normativa prevede dei limiti alla detraibilità delle spese aziendali. Ad esempio:
Un aspetto particolare delle note spese riguarda i rimborsi erogati ai dipendenti che acquistano beni o materiali per conto dell'azienda. In questi casi, il dipendente agisce come "intermediario" per l’acquisto di beni necessari all'attività aziendale. È essenziale che i documenti di spesa siano intestati all'azienda o, almeno, riportino una chiara descrizione dell’uso aziendale del bene.
Ad esempio, se un dipendente acquista forniture per un progetto specifico, sarà tenuto a fornire una fattura o uno scontrino fiscale per richiedere il rimborso. Queste spese sono interamente deducibili per l’azienda, purché rispettino le regole di documentazione e approvazione interna.
Per un approfondimento sulle normative fiscali e sui rimborsi spesa, consigliamo di ascoltare la 5ª puntata del podcast "Busta paga semplice e chiara", in cui Sabrina Grazini spiega tutto ciò che le aziende devono sapere sui rimborsi spesa, dalle procedure di approvazione alla gestione fiscale. Ascolta la puntata del podcast su tutte le piattaforme gratuite e sul nostro canale Youtube.
Le aziende moderne si stanno sempre più orientando verso la digitalizzazione della gestione delle note spese. Piattaforme integrate che combinano la gestione delle presenze e delle note spese, come Libemax Rilevazione Presenze, possono semplificare l’intero processo, dalla presentazione delle richieste fino all'approvazione e al rimborso. Questo approccio non solo riduce i tempi, ma garantisce anche maggiore trasparenza e tracciabilità.
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Il calcolo percentuale è uno degli strumenti più utilizzati da chi lavora nelle risorse umane (HR) e negli uffici di amministrazione. Dalle buste paga agli straordinari, dal calcolo dei rimborsi spese alla gestione delle ferie, saper applicare correttamente le percentuali consente di ridurre errori, risparmiare tempo e garantire trasparenza nei confronti dei dipendenti.
La gestione di straordinari e permessi è uno degli aspetti più delicati per aziende e uffici HR. Errori nei conteggi, mancanza di trasparenza e difficoltà di tracciamento possono portare a incomprensioni interne, problemi in busta paga e sanzioni.
Per questo motivo, oggi è fondamentale affidarsi a strumenti digitali di gestione presenze che garantiscano precisione, automatizzazione e rispetto delle regole contrattuali.
Gli straordinari sono le ore di lavoro oltre l’orario contrattuale e devono essere autorizzati dal datore di lavoro. La legge stabilisce che possano essere retribuiti o compensati con riposi attraverso la banca ore.
Gestirli manualmente con fogli Excel o moduli cartacei comporta un elevato rischio di errori e una scarsa trasparenza verso i dipendenti. Le soluzioni digitali permettono invece di approvare gli straordinari in tempo reale, conteggiare le ore dovute e configurare regole personalizzate in base al contratto collettivo o alle policy aziendali.
I permessi, retribuiti o non retribuiti, richiedono un monitoraggio altrettanto preciso. Una gestione frammentata può generare contestazioni o disallineamenti con il monte ore residuo.
Proprio per questo, come abbiamo già detto precedentemente nel nostro approfondimento su ferie e permessi, è fondamentale adottare un sistema che consenta di avere trasparenza, tracciabilità e aggiornamenti sempre disponibili.
Un software di gestione presenze consente di ricevere e approvare le richieste, avere un quadro chiaro delle assenze e ridurre drasticamente gli errori in busta paga.
Per chiarire dubbi e spiegare in modo semplice le regole, Libemax ha creato i podcast “Busta paga semplice e chiara” e “Lavoro semplice e chiaro”, nei quali sono state dedicate puntate specifiche non solo agli straordinari (regolamentazione, tassazione, banca ore), ma anche ai permessi e alla loro corretta gestione.
Un supporto concreto per chi desidera comprendere meglio i propri diritti e doveri e avere strumenti pratici a disposizione.
Adottare un software cloud per la gestione di straordinari e permessi significa ottenere:
Con Libemax Rilevazione Presenze, la gestione di straordinari e permessi diventa semplice ed efficace.
Nella sezione cartellino è possibile approvare gli straordinari, destinarli alla banca ore e conteggiare in automatico le ore dovute, con la massima personalizzazione in base al regolamento aziendale.
Nella stessa sezione è possibile anche gestire i permessi, approvandoli o meno, oppure inserendoli in maniera massiva (come per esempio i permessi per allattamento).
Grazie alla combinazione di software, approfondimenti editoriali e podcast dedicati, Libemax offre un ecosistema completo per affrontare con sicurezza e precisione tutte le esigenze di gestione del personale.
La corretta gestione di straordinari e permessi è un obbligo normativo ma anche un’opportunità per migliorare l’organizzazione aziendale e la soddisfazione dei dipendenti.
Con Libemax Rilevazione Presenze puoi contare su una piattaforma intuitiva e completa, pensata per semplificare il lavoro di HR e datori di lavoro.
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Il DURC online – Documento Unico di Regolarità Contributiva – è un certificato digitale che attesta la regolarità contributiva di un’azienda nei confronti dell’INPS, INAIL e, per il settore edile, delle Casse Edili.