4 consigli per gestire i dipendenti in trasferta
Scritto il 05 Luglio 2024
Le trasferte dei dipendenti rappresentano una componente importante per molte aziende, permettendo di ampliare il proprio raggio d'azione e stringere nuove relazioni commerciali. Tuttavia, la gestione di queste trasferte può risultare complessa, se non supportata da strumenti e procedure adeguate.
In questo articolo daremo 4 consigli per per ottimizzare la gestione dei dipendenti in trasferta:
1. Definire una chiara travel policy
La prima tappa fondamentale è la creazione di una travel policy, un documento aziendale che definisce le regole e le procedure per le trasferte dei dipendenti. La policy dovrebbe includere:
- Tipi di trasferte consentite: Specificare quali tipi di trasferte sono ammesse e per quali scopi.
- Modalità di approvazione: Stabilire il processo di approvazione per le richieste di trasferta, definendo i ruoli e le responsabilità.
- Mezzi di trasporto: Indicare i mezzi di trasporto consentiti (aereo, treno, auto, ecc.) e le relative limitazioni di spesa.
- Alloggio: Definire i criteri per la scelta dell'alloggio (categoria, prezzo massimo, ecc.).
- Pasti: Stabilire le modalità di rimborso dei pasti (indennità giornaliera, rimborsi a piè di lista, ecc.).
- Spese accessorie: Specificare quali spese accessorie sono rimborsabili (taxi, lavanderia, ecc.).
2. Controllare le spese e le ore di lavoro
Oltre alla definizione delle regole, è importante implementare un sistema di controllo per le spese e le ore di lavoro dei dipendenti in trasferta. Questo può essere fatto attraverso:
- Moduli di rendicontazione: Fornire ai dipendenti un sistema ottimale per la registrazione delle spese
- Strumenti di reporting: Utilizzare software o piattaforme online per automatizzare la raccolta e l'analisi delle spese.
- Rilevazione delle presenze: Monitorare le ore lavorative dei dipendenti in trasferta, anche quando si trovano fuori sede.
3. Fornire ai dipendenti una checklist da controllare
Non lasciare nulla al caso è importante, per questo fornire una checklist ai dipendenti per svolgere al meglio le loro lavorazioni:
- Controllare il rispetto delle procedure: Dare una checklist evita il naturale rilassamento dovuto all’assenza del responsabile
- Aumento della qualità percepita: Questo tipo di procedura aumenta nel cliente la sensazione di qualità del nostro lavoro.
- Creare rapportini di fine lavoro: Creare un report con fotografie e dettaglio dell’utilizzo dei materiali
4. Gestire tutto con Libemax Rilevazione Presenze
Libemax Rilevazione Presenze è una soluzione completa per la gestione delle trasferte dei dipendenti. Permette di:
- Automatizzare la raccolta e il rimborso delle spese. (vedi la nostra guida)
- Monitorare le ore lavorative in tempo reale.
- Creare cheklist personalizzate per ogni cliente
- Generare report dettagliati su ore lavorative, prestazioni dei dipendenti e utilizzo dei materiali
Grazie a Libemax Rilevazione Presenze, le aziende possono semplificare la gestione delle trasferte, ridurre i costi e migliorare la produttività dei propri dipendenti.
Per maggiori informazioni contatta la nostra assistenza alla mail assistenza@libemax.com
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Continua a leggereLa gestione di straordinari e permessi è uno degli aspetti più delicati per aziende e uffici HR. Errori nei conteggi, mancanza di trasparenza e difficoltà di tracciamento possono portare a incomprensioni interne, problemi in busta paga e sanzioni.
Per questo motivo, oggi è fondamentale affidarsi a strumenti digitali di gestione presenze che garantiscano precisione, automatizzazione e rispetto delle regole contrattuali.
Straordinari: cosa prevede la normativa
Gli straordinari sono le ore di lavoro oltre l’orario contrattuale e devono essere autorizzati dal datore di lavoro. La legge stabilisce che possano essere retribuiti o compensati con riposi attraverso la banca ore.
Gestirli manualmente con fogli Excel o moduli cartacei comporta un elevato rischio di errori e una scarsa trasparenza verso i dipendenti. Le soluzioni digitali permettono invece di approvare gli straordinari in tempo reale, conteggiare le ore dovute e configurare regole personalizzate in base al contratto collettivo o alle policy aziendali.
Permessi: chiarezza e organizzazione
I permessi, retribuiti o non retribuiti, richiedono un monitoraggio altrettanto preciso. Una gestione frammentata può generare contestazioni o disallineamenti con il monte ore residuo.
Proprio per questo, come abbiamo già detto precedentemente nel nostro approfondimento su ferie e permessi, è fondamentale adottare un sistema che consenta di avere trasparenza, tracciabilità e aggiornamenti sempre disponibili.Un software di gestione presenze consente di ricevere e approvare le richieste, avere un quadro chiaro delle assenze e ridurre drasticamente gli errori in busta paga.
Podcast di approfondimento su straordinari e permessi
Per chiarire dubbi e spiegare in modo semplice le regole, Libemax ha creato i podcast “Busta paga semplice e chiara” e “Lavoro semplice e chiaro”, nei quali sono state dedicate puntate specifiche non solo agli straordinari (regolamentazione, tassazione, banca ore), ma anche ai permessi e alla loro corretta gestione.
Un supporto concreto per chi desidera comprendere meglio i propri diritti e doveri e avere strumenti pratici a disposizione.I vantaggi delle soluzioni digitali
Adottare un software cloud per la gestione di straordinari e permessi significa ottenere:
- Automazione: calcoli precisi senza errori manuali.
- Personalizzazione: regole aziendali configurabili in base ai diversi CCNL.
- Banca ore integrata: gestione chiara degli straordinari accumulati.
- Controllo in tempo reale: dati aggiornati sempre disponibili.
- Trasparenza: riduzione delle contestazioni grazie a cartellini digitali.
Libemax Rilevazione Presenze: la scelta giusta
Con Libemax Rilevazione Presenze, la gestione di straordinari e permessi diventa semplice ed efficace.
Nella sezione cartellino è possibile approvare gli straordinari, destinarli alla banca ore e conteggiare in automatico le ore dovute, con la massima personalizzazione in base al regolamento aziendale.Nella stessa sezione è possibile anche gestire i permessi, approvandoli o meno, oppure inserendoli in maniera massiva (come per esempio i permessi per allattamento).
Grazie alla combinazione di software, approfondimenti editoriali e podcast dedicati, Libemax offre un ecosistema completo per affrontare con sicurezza e precisione tutte le esigenze di gestione del personale.
Conclusione: come gestire al meglio straordinari e permessi
La corretta gestione di straordinari e permessi è un obbligo normativo ma anche un’opportunità per migliorare l’organizzazione aziendale e la soddisfazione dei dipendenti.
Con Libemax Rilevazione Presenze puoi contare su una piattaforma intuitiva e completa, pensata per semplificare il lavoro di HR e datori di lavoro.Attiva subito i 14 giorni di prova gratuita e scopri quanto può essere semplice gestire le presenze: Registrati su apprilevazionepresenze.com
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