4 consigli per gestire i dipendenti in trasferta

Le trasferte dei dipendenti rappresentano una componente importante per molte aziende, permettendo di ampliare il proprio raggio d'azione e stringere nuove relazioni commerciali. Tuttavia, la gestione di queste trasferte può risultare complessa, se non supportata da strumenti e procedure adeguate.

In questo articolo daremo 4 consigli per per ottimizzare la gestione dei dipendenti in trasferta:

1. Definire una chiara travel policy

La prima tappa fondamentale è la creazione di una travel policy, un documento aziendale che definisce le regole e le procedure per le trasferte dei dipendenti. La policy dovrebbe includere:

• Tipi di trasferte consentite: Specificare quali tipi di trasferte sono ammesse e per quali scopi.
• Modalità di approvazione: Stabilire il processo di approvazione per le richieste di trasferta, definendo i ruoli e le responsabilità.
• Mezzi di trasporto: Indicare i mezzi di trasporto consentiti (aereo, treno, auto, ecc.) e le relative limitazioni di spesa.
• Alloggio: Definire i criteri per la scelta dell'alloggio (categoria, prezzo massimo, ecc.).
• Pasti: Stabilire le modalità di rimborso dei pasti (indennità giornaliera, rimborsi a piè di lista, ecc.).
• Spese accessorie: Specificare quali spese accessorie sono rimborsabili (taxi, lavanderia, ecc.).

2. Controllare le spese e le ore di lavoro

Oltre alla definizione delle regole, è importante implementare un sistema di controllo per le spese e le ore di lavoro dei dipendenti in trasferta. Questo può essere fatto attraverso:

• Moduli di rendicontazione: Fornire ai dipendenti un sistema ottimale per la registrazione delle spese
• Strumenti di reporting: Utilizzare software o piattaforme online per automatizzare la raccolta e l'analisi delle spese.
• Rilevazione delle presenze: Monitorare le ore lavorative dei dipendenti in trasferta, anche quando si trovano fuori sede.

3. Fornire ai dipendenti una checklist da controllare

Non lasciare nulla al caso è importante, per questo fornire una checklist ai dipendenti per svolgere al meglio le loro lavorazioni:

• Controllare il rispetto delle procedure: Dare una checklist evita il naturale rilassamento dovuto all’assenza del responsabile
• Aumento della qualità percepita: Questo tipo di procedura aumenta nel cliente la sensazione di qualità del nostro lavoro.
• Creare rapportini di fine lavoro: Creare un report con fotografie e dettaglio dell’utilizzo dei materiali

4. Gestire tutto con Libemax Rilevazione Presenze

Libemax Rilevazione Presenze è una soluzione completa per la gestione delle trasferte dei dipendenti. Permette di:

• Automatizzare la raccolta e il rimborso delle spese. (vedi la nostra guida)
• Monitorare le ore lavorative in tempo reale.
• Creare cheklist personalizzate per ogni cliente
• Generare report dettagliati su ore lavorative, prestazioni dei dipendenti e utilizzo dei materiali

Grazie a Libemax Rilevazione Presenze, le aziende possono semplificare la gestione delle trasferte, ridurre i costi e migliorare la produttività dei propri dipendenti.

Per maggiori informazioni contatta la nostra assistenza alla mail assistenza@libemax.com