Personale multitasking? Attenzione ai rischi!
Scritto il 16 Novemebre 2022
In molte realtà aziendali la gestione amministrativa e di organizzazione dei dipendenti è spesso affidata a personale multitasking, che si occupa di molteplici attività contemporaneamente e in modo ripetitivo. Anche se questa è una soluzione molto diffusa, non è di sicuro la migliore. Ecco perché.
Nel 60% delle aziende, infatti, è l'impiegato dell'ufficio amministrazione che svolge tutte le operazioni connesse alle risorse umane: fogli presenze, paghe, nota spese, rimborsi, malattie, etc. Tali procedure, poi, oltre ad essere soggette ad errori – in quanto compiute in modo sistematico dalle persone anziché mediante software – risultano ancora più difficili se i dati da elaborare non sono raccolti in modalità digitale, ma manuale, e su cartacei il più delle volte confusi e incomprensibili.
La criticità aumenta nel caso – come in oltre un terzo delle imprese – in cui sia l'imprenditore o il responsabile stesso a compiere in prima persona tutte queste azioni meccaniche.
Quali sono i rischi in cui possono incorrere tutte le aziende che adottano questo tipo di approccio?
- Spreco di tempo: l'amministrazione o i titolari spendono intere giornate a raccogliere, decifrare i dati e processarli con metodi manuali e non tecnologici
- Dispendio di risorse: il lavoro del personale continuamente impegnato in operazioni ripetitive e analogiche di data collection non può essere canalizzato su altre attività utili all'organizzazione aziendale
- Errori e sviste: il compiere in maniera sistematica le stesse azioni meccaniche comporta un'alta probabilità di commettere sbagli o inosservanze (aumentando anche la tempistica per le successive correzioni che si rendono necessarie)
Grazie all'automatizzazione con soluzioni software come App Rilevazione Presenze, invece, le imprese possono finalmente dire addio alla perdita di tempo prezioso e di risorse indispensabili ad una corretta e funzionale gestione delle attività aziendali.
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Straordinari e permessi: regole e soluzioni digitali per non sbagliare
Continua a leggereLa gestione di straordinari e permessi è uno degli aspetti più delicati per aziende e uffici HR. Errori nei conteggi, mancanza di trasparenza e difficoltà di tracciamento possono portare a incomprensioni interne, problemi in busta paga e sanzioni.
Per questo motivo, oggi è fondamentale affidarsi a strumenti digitali di gestione presenze che garantiscano precisione, automatizzazione e rispetto delle regole contrattuali.
Straordinari: cosa prevede la normativa
Gli straordinari sono le ore di lavoro oltre l’orario contrattuale e devono essere autorizzati dal datore di lavoro. La legge stabilisce che possano essere retribuiti o compensati con riposi attraverso la banca ore.
Gestirli manualmente con fogli Excel o moduli cartacei comporta un elevato rischio di errori e una scarsa trasparenza verso i dipendenti. Le soluzioni digitali permettono invece di approvare gli straordinari in tempo reale, conteggiare le ore dovute e configurare regole personalizzate in base al contratto collettivo o alle policy aziendali.
Permessi: chiarezza e organizzazione
I permessi, retribuiti o non retribuiti, richiedono un monitoraggio altrettanto preciso. Una gestione frammentata può generare contestazioni o disallineamenti con il monte ore residuo.
Proprio per questo, come abbiamo già detto precedentemente nel nostro approfondimento su ferie e permessi, è fondamentale adottare un sistema che consenta di avere trasparenza, tracciabilità e aggiornamenti sempre disponibili.Un software di gestione presenze consente di ricevere e approvare le richieste, avere un quadro chiaro delle assenze e ridurre drasticamente gli errori in busta paga.
Podcast di approfondimento su straordinari e permessi
Per chiarire dubbi e spiegare in modo semplice le regole, Libemax ha creato i podcast “Busta paga semplice e chiara” e “Lavoro semplice e chiaro”, nei quali sono state dedicate puntate specifiche non solo agli straordinari (regolamentazione, tassazione, banca ore), ma anche ai permessi e alla loro corretta gestione.
Un supporto concreto per chi desidera comprendere meglio i propri diritti e doveri e avere strumenti pratici a disposizione.I vantaggi delle soluzioni digitali
Adottare un software cloud per la gestione di straordinari e permessi significa ottenere:
- Automazione: calcoli precisi senza errori manuali.
- Personalizzazione: regole aziendali configurabili in base ai diversi CCNL.
- Banca ore integrata: gestione chiara degli straordinari accumulati.
- Controllo in tempo reale: dati aggiornati sempre disponibili.
- Trasparenza: riduzione delle contestazioni grazie a cartellini digitali.
Libemax Rilevazione Presenze: la scelta giusta
Con Libemax Rilevazione Presenze, la gestione di straordinari e permessi diventa semplice ed efficace.
Nella sezione cartellino è possibile approvare gli straordinari, destinarli alla banca ore e conteggiare in automatico le ore dovute, con la massima personalizzazione in base al regolamento aziendale.Nella stessa sezione è possibile anche gestire i permessi, approvandoli o meno, oppure inserendoli in maniera massiva (come per esempio i permessi per allattamento).
Grazie alla combinazione di software, approfondimenti editoriali e podcast dedicati, Libemax offre un ecosistema completo per affrontare con sicurezza e precisione tutte le esigenze di gestione del personale.
Conclusione: come gestire al meglio straordinari e permessi
La corretta gestione di straordinari e permessi è un obbligo normativo ma anche un’opportunità per migliorare l’organizzazione aziendale e la soddisfazione dei dipendenti.
Con Libemax Rilevazione Presenze puoi contare su una piattaforma intuitiva e completa, pensata per semplificare il lavoro di HR e datori di lavoro.Attiva subito i 14 giorni di prova gratuita e scopri quanto può essere semplice gestire le presenze: Registrati su apprilevazionepresenze.com
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