Gestione automatica straordinari
Scritto il 01 Febbraio 2017
Una nuova e richiestissima funzione da oggi è disponibile: la gestione automatica degli straordinari che permette di calcolarli comodamente e senza margini di errore.
Nel pannello di amministrazione web, nella sezione Dipendenti, al momento di inserire un nuovo dipendente (pannello Inserisci dipendente), notiamo, a fondo pagina, una sezione Orario lavorativo e in essa 7 campi con i relativi nomi dei giorni della settimana. Questa stessa funzione è disponibile anche per i dipendenti già inseriti e si trova sulla destra, nella tabella Dipendete, facendo click sull’icona azzurra. In questi campi vanno inseriti gli orari lavorativi ordinari del proprio dipendente, vale a dire quelli concordati in fase contrattuale, con alcuni importanti accorgimenti:
- se non inseriamo un numero specifico nei campi dei giorni della settimana, il sistema prevedrà come ordinarie tutte le ore lavorate
- se inseriamo “0” come valore (per esempio per il sabato e la domenica, essendo in genere giorni non lavorativi), tutte le ore lavorate in quei giorni verranno conteggiate come straordinari.
- se inseriamo “8” come valore (per esempio per i giorni lavorativi, dal lunedì al venerdì), tutte le ore lavorate in quei giorni verranno conteggiate come ordinarie fino all’ottava ora poi il tempo eccedente verrà spostato nella sezione straordinari (es. se un dipendente lavora 10 ore, 8 ore saranno ordinarie mentre le altre 2 verranno spostate automaticamente negli straordinari).
Ore ordinarie e straordinarie verranno dunque conteggiate, su righe ben distinte, in fase di esportazione del foglio presenze - in formato Excel.
Passiamo a considerare un'interessante funzione, pensata per gestire il delicato ambito delle trasferte: subito sotto la sezione relativa all'orario lavorativo è specificato quanto segue:
"Nell'esportazione del foglio presenze, le ore associate al cliente di tipo trasferta non verranno sommate alle ore ordinarie per il calcolo degli straordinari."
Questa specifica, che è possibile flaggare o meno, è stata introdotta per cercare di venire incontro al diverso atteggiamento delle aziende nei confronti delle ore di trasferta.
Per questo motivo si precisa, subito dopo il virgolettato di cui sopra:
“Esempio: se al Lunedì imposto 8 ore e il dipendente effettua, 6 ore di ordinarie e 3 di trasferta:
Se selezionato, nel foglio presenze risulteranno 0 ore di straordinario.
Se NON selezionato, nel foglio presenze risulterà 1 ora di straordinario."
Facciamo un esempio pratico. Giovanni lavora per un'azienda che lo manda spessissimo presso suoi clienti; per politica interna, l'azienda per cui Giovanni lavora non considera ore di lavoro straordinario le ore di trasferta, giudicandole piuttosto come facenti parte del suo orario di lavoro normale - motivo per il quale l'azienda flaggherà la dicitura di cui sopra.
Se Giovanni, dunque, ha un orario lavorativo di 8 ore e ne fa altre 2 di trasferta, le ore che gli verranno pagate saranno 8 ordinarie e 2 di trasferta e non 8 ordinarie + 2 straordinarie.
Giovanni, un bel giorno, decide di cambiare lavoro e viene assunto presso un'azienda con una politica diversa nei confronti delle trasferte e che non mette il flag alla dicitura di cui sopra. In questo caso, su un totale di 10 ore, ripartite come sopra, gli verranno riconosciute 8 ore ordinarie (di cui 2 di trasferta) e 2 di straordinari.
Un'aspetto da tenere conto è che in caso di eventuali variazioni dell'orario lavorativo le modifiche verranno applicate a partire della data di modifica, questo serve per poter mantenere lo storico in caso che un dipendente dovesse cambiare i suoi orari.
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Per questo motivo, oggi è fondamentale affidarsi a strumenti digitali di gestione presenze che garantiscano precisione, automatizzazione e rispetto delle regole contrattuali.
Straordinari: cosa prevede la normativa
Gli straordinari sono le ore di lavoro oltre l’orario contrattuale e devono essere autorizzati dal datore di lavoro. La legge stabilisce che possano essere retribuiti o compensati con riposi attraverso la banca ore.
Gestirli manualmente con fogli Excel o moduli cartacei comporta un elevato rischio di errori e una scarsa trasparenza verso i dipendenti. Le soluzioni digitali permettono invece di approvare gli straordinari in tempo reale, conteggiare le ore dovute e configurare regole personalizzate in base al contratto collettivo o alle policy aziendali.
Permessi: chiarezza e organizzazione
I permessi, retribuiti o non retribuiti, richiedono un monitoraggio altrettanto preciso. Una gestione frammentata può generare contestazioni o disallineamenti con il monte ore residuo.
Proprio per questo, come abbiamo già detto precedentemente nel nostro approfondimento su ferie e permessi, è fondamentale adottare un sistema che consenta di avere trasparenza, tracciabilità e aggiornamenti sempre disponibili.Un software di gestione presenze consente di ricevere e approvare le richieste, avere un quadro chiaro delle assenze e ridurre drasticamente gli errori in busta paga.
Podcast di approfondimento su straordinari e permessi
Per chiarire dubbi e spiegare in modo semplice le regole, Libemax ha creato i podcast “Busta paga semplice e chiara” e “Lavoro semplice e chiaro”, nei quali sono state dedicate puntate specifiche non solo agli straordinari (regolamentazione, tassazione, banca ore), ma anche ai permessi e alla loro corretta gestione.
Un supporto concreto per chi desidera comprendere meglio i propri diritti e doveri e avere strumenti pratici a disposizione.I vantaggi delle soluzioni digitali
Adottare un software cloud per la gestione di straordinari e permessi significa ottenere:
- Automazione: calcoli precisi senza errori manuali.
- Personalizzazione: regole aziendali configurabili in base ai diversi CCNL.
- Banca ore integrata: gestione chiara degli straordinari accumulati.
- Controllo in tempo reale: dati aggiornati sempre disponibili.
- Trasparenza: riduzione delle contestazioni grazie a cartellini digitali.
Libemax Rilevazione Presenze: la scelta giusta
Con Libemax Rilevazione Presenze, la gestione di straordinari e permessi diventa semplice ed efficace.
Nella sezione cartellino è possibile approvare gli straordinari, destinarli alla banca ore e conteggiare in automatico le ore dovute, con la massima personalizzazione in base al regolamento aziendale.Nella stessa sezione è possibile anche gestire i permessi, approvandoli o meno, oppure inserendoli in maniera massiva (come per esempio i permessi per allattamento).
Grazie alla combinazione di software, approfondimenti editoriali e podcast dedicati, Libemax offre un ecosistema completo per affrontare con sicurezza e precisione tutte le esigenze di gestione del personale.
Conclusione: come gestire al meglio straordinari e permessi
La corretta gestione di straordinari e permessi è un obbligo normativo ma anche un’opportunità per migliorare l’organizzazione aziendale e la soddisfazione dei dipendenti.
Con Libemax Rilevazione Presenze puoi contare su una piattaforma intuitiva e completa, pensata per semplificare il lavoro di HR e datori di lavoro.Attiva subito i 14 giorni di prova gratuita e scopri quanto può essere semplice gestire le presenze: Registrati su apprilevazionepresenze.com
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