Rimborso spese e note spese: come gestirli correttamente in azienda

Rimborsi spesa: quando la realtà supera la fantasia

Il tema del rimborso spese è spesso al centro di situazioni curiose e malintesi, anche nelle aziende più strutturate. Dalla richiesta di rimborsare una cena decisamente fuori contesto fino all’uso improprio della carta aziendale, ogni impresa ha aneddoti che meritano di essere raccontati. Ed è proprio da queste storie che parte la nuova puntata del podcast "Lavoro semplice e chiaro", il format di Libemax che smonta i falsi miti del mondo del lavoro.

Con Sabrina Grazini per fare chiarezza sulle spese aziendali

In questa puntata abbiamo coinvolto Sabrina Grazini, esperta di diritto del lavoro e LinkedIn Top Voice, per approfondire tutto ciò che riguarda note spese, trasferte e rimborsi aziendali. Si parte da esempi reali per arrivare alle regole concrete: cosa è cambiato nel 2025, quando un rimborso è fiscalmente valido, e quali sono le responsabilità dell’azienda nel fornire policy chiare.

Cosa dice la normativa e come adattarsi ai cambiamenti

Le nuove disposizioni prevedono che ogni spesa sostenuta in trasferta debba essere tracciabile, un cambiamento che ha spinto molte aziende a dotare i dipendenti di carte aziendali. Tuttavia, questo strumento deve essere utilizzato con attenzione: le spese personali sono escluse, e ogni acquisto deve essere legato all’attività lavorativa. Per questo, è fondamentale che le policy aziendali siano accessibili, aggiornate e comunicate in modo efficace.

La tecnologia al servizio della trasparenza

Anche gli strumenti digitali possono semplificare la gestione delle note spese. Con soluzioni come Libemax Rilevazione Presenze, i dipendenti possono caricare le ricevute tramite smartphone e inviarle per l'approvazione in pochi clic. Una funzionalità utile per chi è spesso in trasferta, ma anche per i datori di lavoro che vogliono evitare errori o contestazioni.

Tre domande per smontare i falsi miti

Come nelle puntate precedenti, anche questa volta l’intelligenza artificiale viene coinvolta per porre le domande più frequenti e talvolta più bizzarre:

• Gli aperitivi con i clienti sono rimborsabili?

• Tutto quello che compro con la carta aziendale è un fringe benefit?

• Posso fidarmi del collega che dice “tanto paga l’azienda”?

Le risposte di Sabrina Grazini aiutano a mettere ordine tra realtà, percezione e regole effettive.

Ascolta la nuova puntata

La nuova puntata di "Lavoro semplice e chiaro" è disponibile su tutte le principali piattaforme di ascolto. Un’occasione per fare chiarezza su un tema importante e spesso sottovalutato, utile tanto per chi lavora in trasferta quanto per chi si occupa della gestione del personale.