Gestione delle nota spese da app
Scritto il 21 Marzo 2019
Mai più perdita di tempo e carta per la nota spese dei dipendenti!
Con App Rilevazione Presenze l'invio e il calcolo dei rimborsi è semplice e veloce.
Le nota spese sono di 2 tipi (generale o rimborso chilometrico) e possono essere inserite direttamente dall’App (menù laterale) o dal pannello web.
Con un click da smartphone il collaboratore invia la nota (con tipologia, importo, data, foto allegate) e/o il rimborso chilometrico (calcolato automaticamente). Dal pannello web è possibile approvare o meno le note spese ed esportarne la relativa reportistica, selezionando, filtrando e raggruppando per data, tipologia, cliente o dipendente.
L’app rilevazione presenze permette di gestire le note spesa dei dipendenti.
Un modo rapido e veloce per poter gestire con semplicità le nota spese.
Le note spesa possono essere inserite direttamente dall’app o dal pannello web.
Per gestire le note spese da pannello web è sufficiente fare click su “note spesa” dal menù laterale e poi su “gestisci note spese”. In questa schermata in alto è possibile aggiungere manualmente una nota spesa facendo click sul pulsante in alto “aggiungi nota spesa”.
Le note spesa da app sono facilmente raggiungibili dal menù laterale dell’app rilevazione presenze.
Le note spesa possono essere di 2 tipi: generali o rimborso chilometrico.
Per le note spese generali sarà possibile inserire
- Dipendente: indicare il dipendente a cui associare la nota spesa (obbligatorio)
- Cliente: indicare il cliente a cui associare la nota spese (facoltativo)
- Tipologia: indicare la tipologia di nota spesa, per esempio: benzina, albergo, pranzo, … (tipologie modificabili dalla sezione dedicata nel menù laterale)
- Tipo di pagamento: indicare la metodologia di pagamento che è stata eseguita, per esempio: carta di credito, contanti, … (tipologie modificabili dalla sezione dedicata nel menù laterale)
- Data della spesa
- Importo della nota spesa indicato in cifre. L’importo può essere indicato in varie valute scegliendo dal menù dedicato. Il cambio viene rilevato dalla Banca d’Italia nella data selezionata.
- Allegato: fotografia o scansione dello scontrino o ricevuta del pagamento
- Note: indicare eventuali annotazioni riguardo il pagamento
Per i rimborsi chilometrici:
- Dipendente: indicare il dipendente a cui associare la nota spesa (obbligatorio)
- Cliente: indicare il cliente a cui associare la nota spese (facoltativo)
- Data in cui sono stati percorsi i chilometri per conto dell’azienda
- Chilometri percorsi: indicare i km percorsi e automaticamente verrà calcolato l’importo del rimborso chilometrico in base alla tariffa chilometrica impostata sul singolo dipendente o generale a livello di azienda. Per modificare il costo chilometrico è possibile farlo nelle impostazioni generali o nella sezione dipendenti facendo click su modifica del singolo dipendente.
- Allegato: eventuale fotografia del cruscotto o altro
- Note: indicare eventuali annotazioni riguardo i chilometri percorsi
Da app è possibile usare un calcolatore per avere i chilometri percorsi, sarà sufficiente inserire l’indirizzo di partenza e quello di arrivo e l’app restituirà i km effettuati.
Nella tabella è possibile visualizzare tutti i dati e lo stato “da approvare” in giallo o “approvata” in verde, facendo click sul pulsante blu “modifica” in fondo ad ogni riga sarà possibile modificare e approvare la nota spesa. Facendo click sulla X rossa sarà possibile cancellare la nota spesa, una volta cancellata la nota spesa non sarà più possibile recuperarla.
E’ possibile esportare le note spesa andando in “esportazioni” dal menù laterale e poi in “esporta nota spesa”. Da qui è possibile selezionare e filtrare per data, tipologia, cliente e dipendente o raggrupparle per cliente o dipendente.
La gestione delle note spese sono incluse nel pacchetto premium senza costi aggiuntivi.
Consulta la guida completa cliccando su Funzionalità nota spese.
Contatta il nostro servizio assistenza (via chat, mail assistenza@libemax.com, telefono 035 0667180) per ricevere tutte le informazioni e il supporto di cui necessiti.
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Continua a leggereLa gestione di straordinari e permessi è uno degli aspetti più delicati per aziende e uffici HR. Errori nei conteggi, mancanza di trasparenza e difficoltà di tracciamento possono portare a incomprensioni interne, problemi in busta paga e sanzioni.
Per questo motivo, oggi è fondamentale affidarsi a strumenti digitali di gestione presenze che garantiscano precisione, automatizzazione e rispetto delle regole contrattuali.
Straordinari: cosa prevede la normativa
Gli straordinari sono le ore di lavoro oltre l’orario contrattuale e devono essere autorizzati dal datore di lavoro. La legge stabilisce che possano essere retribuiti o compensati con riposi attraverso la banca ore.
Gestirli manualmente con fogli Excel o moduli cartacei comporta un elevato rischio di errori e una scarsa trasparenza verso i dipendenti. Le soluzioni digitali permettono invece di approvare gli straordinari in tempo reale, conteggiare le ore dovute e configurare regole personalizzate in base al contratto collettivo o alle policy aziendali.
Permessi: chiarezza e organizzazione
I permessi, retribuiti o non retribuiti, richiedono un monitoraggio altrettanto preciso. Una gestione frammentata può generare contestazioni o disallineamenti con il monte ore residuo.
Proprio per questo, come abbiamo già detto precedentemente nel nostro approfondimento su ferie e permessi, è fondamentale adottare un sistema che consenta di avere trasparenza, tracciabilità e aggiornamenti sempre disponibili.Un software di gestione presenze consente di ricevere e approvare le richieste, avere un quadro chiaro delle assenze e ridurre drasticamente gli errori in busta paga.
Podcast di approfondimento su straordinari e permessi
Per chiarire dubbi e spiegare in modo semplice le regole, Libemax ha creato i podcast “Busta paga semplice e chiara” e “Lavoro semplice e chiaro”, nei quali sono state dedicate puntate specifiche non solo agli straordinari (regolamentazione, tassazione, banca ore), ma anche ai permessi e alla loro corretta gestione.
Un supporto concreto per chi desidera comprendere meglio i propri diritti e doveri e avere strumenti pratici a disposizione.I vantaggi delle soluzioni digitali
Adottare un software cloud per la gestione di straordinari e permessi significa ottenere:
- Automazione: calcoli precisi senza errori manuali.
- Personalizzazione: regole aziendali configurabili in base ai diversi CCNL.
- Banca ore integrata: gestione chiara degli straordinari accumulati.
- Controllo in tempo reale: dati aggiornati sempre disponibili.
- Trasparenza: riduzione delle contestazioni grazie a cartellini digitali.
Libemax Rilevazione Presenze: la scelta giusta
Con Libemax Rilevazione Presenze, la gestione di straordinari e permessi diventa semplice ed efficace.
Nella sezione cartellino è possibile approvare gli straordinari, destinarli alla banca ore e conteggiare in automatico le ore dovute, con la massima personalizzazione in base al regolamento aziendale.Nella stessa sezione è possibile anche gestire i permessi, approvandoli o meno, oppure inserendoli in maniera massiva (come per esempio i permessi per allattamento).
Grazie alla combinazione di software, approfondimenti editoriali e podcast dedicati, Libemax offre un ecosistema completo per affrontare con sicurezza e precisione tutte le esigenze di gestione del personale.
Conclusione: come gestire al meglio straordinari e permessi
La corretta gestione di straordinari e permessi è un obbligo normativo ma anche un’opportunità per migliorare l’organizzazione aziendale e la soddisfazione dei dipendenti.
Con Libemax Rilevazione Presenze puoi contare su una piattaforma intuitiva e completa, pensata per semplificare il lavoro di HR e datori di lavoro.Attiva subito i 14 giorni di prova gratuita e scopri quanto può essere semplice gestire le presenze: Registrati su apprilevazionepresenze.com
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