Il datore di lavoro può sapere dove si trova un dipendente?

Sì, ma solo in casi specifici, con finalità chiare e nel rispetto della normativa sul lavoro e della privacy.

La geolocalizzazione dei dipendenti non può essere usata per controllare continuamente gli spostamenti personali del lavoratore. Può invece essere utilizzata, se correttamente configurata, per esigenze organizzative, produttive, di sicurezza, di tutela del patrimonio aziendale o per certificare una presenza lavorativa in un luogo determinato.

Un caso concreto è la timbratura da cellulare con posizione GPS.

In questo caso l’app non segue il dipendente durante la giornata. Rileva la posizione solo nel momento in cui il lavoratore effettua una timbratura, ad esempio quando registra l’inizio o la fine dell’attività lavorativa.

Questa distinzione è fondamentale per HR, aziende e lavoratori.

Mini-riassunto:
Un’app di rilevazione presenze non deve essere spiegata come uno strumento di controllo continuo. Deve essere spiegata come uno strumento che certifica dove è avvenuta una timbratura, solo nel momento in cui il dipendente decide di timbrare.

Che cos’è la geolocalizzazione dei dipendenti?

La geolocalizzazione dei dipendenti è il trattamento di dati che consente di associare un lavoratore, direttamente o indirettamente, a una posizione geografica.

Nel caso del GPS, il dato può indicare:

• dove si trova un dispositivo aziendale;
• dove si trova un veicolo aziendale;
• dove è stata effettuata una timbratura;
• dove si trovava il lavoratore in un determinato momento lavorativo.

La posizione GPS è un dato personale quando può essere collegata a una persona identificata o identificabile. Il Garante Privacy ha chiarito che la localizzazione tramite smartphone può individuare il dispositivo e, indirettamente, il lavoratore che lo utilizza. Per questo richiede cautele specifiche.

Controllo lavoratori GPS e timbratura geolocalizzata non sono la stessa cosa

Nel linguaggio comune si parla spesso di “controllo lavoratori GPS”. Ma non tutti gli usi del GPS sono uguali.

Una cosa è tracciare un dipendente in modo continuo. Un’altra cosa è registrare la posizione solo quando il dipendente timbra.

1. Controllo GPS continuo

Il controllo GPS continuo consiste nel monitorare gli spostamenti del lavoratore durante l’attività lavorativa, ad esempio tramite veicolo, smartphone o altro dispositivo.

Questo tipo di trattamento è molto delicato perché può incidere sulla dignità, sulla libertà e sulla riservatezza del lavoratore.

2. Timbratura geolocalizzata

La timbratura geolocalizzata è diversa.

La timbratura geolocalizzata è una registrazione di presenza in cui il sistema associa alla timbratura alcuni dati essenziali:

• dipendente;
• data;
• ora;
• verso della timbratura, cioè entrata o uscita;
• posizione rilevata nel momento della timbratura.

Il Garante Privacy, in un provvedimento relativo alla timbratura tramite app, ha descritto un sistema in cui il lavoratore decide il momento della timbratura e solo in quel momento l’app richiede allo smartphone le coordinate geografiche, insieme a codice identificativo, verso della timbratura, data e ora.

Mini-riassunto:
Il punto non è “il GPS è sempre vietato” o “il GPS è sempre consentito”. Il punto è come viene usato. Un GPS attivo solo al momento della timbratura è molto diverso da un sistema che segue gli spostamenti del dipendente per tutta la giornata.

Cosa dice la legge sulla geolocalizzazione dei dipendenti?

La normativa da considerare è composta principalmente da due ambiti:

1. Statuto dei Lavoratori, in particolare l’articolo 4 sui controlli a distanza.
2. GDPR e normativa privacy, che regolano il trattamento dei dati personali.

Il Ministero del Lavoro ha precisato che la disciplina sui controlli a distanza non “liberalizza” i controlli, ma stabilisce condizioni e limiti. Gli strumenti dai quali derivi anche la possibilità di controllo dei lavoratori possono essere installati solo per esigenze organizzative e produttive, sicurezza del lavoro o tutela del patrimonio aziendale, e con accordo sindacale o autorizzazione quando richiesto.

Il Ministero chiarisce anche che gli strumenti di lavoro, come pc, tablet e cellulari, non richiedono di per sé un accordo sindacale solo perché vengono assegnati al lavoratore. Tuttavia, se vengono modificati con software di localizzazione o filtraggio per controllare la prestazione, si entra nel campo degli strumenti di controllo.

La posizione GPS può essere usata per rilevare le presenze?

Sì, se il trattamento è proporzionato, trasparente e limitato alla finalità dichiarata.

Il Garante Privacy ha ritenuto in termini generali lecite le finalità di un sistema di rilevazione presenze tramite app, quando utilizzato per verificare l’orario di inizio e fine della prestazione lavorativa e, se previsto, delle pause.

Questo significa che un’azienda può avere un interesse legittimo e organizzativo a sapere se una timbratura è stata effettuata nel luogo corretto, soprattutto quando il lavoro si svolge fuori sede, presso clienti, cantieri, sedi esterne o in trasferta.

La posizione non deve però diventare un controllo generalizzato degli spostamenti.

Qual è il limite principale?

Il limite principale è la minimizzazione dei dati.

La minimizzazione dei dati è il principio secondo cui l’azienda deve raccogliere solo i dati necessari per una finalità precisa.

Se la finalità è verificare che il dipendente abbia timbrato nel luogo corretto, non serve seguire tutti i suoi spostamenti.

Serve solo sapere dove è stata effettuata quella specifica timbratura.

Il Garante Privacy indica tra i principi fondamentali del trattamento la liceità, correttezza, trasparenza, limitazione della finalità, minimizzazione, esattezza, limitazione della conservazione, integrità e riservatezza.

Mini-riassunto:
Per rilevare una presenza non serve sapere dove va il dipendente durante tutta la giornata. Serve solo verificare il luogo della timbratura, se questa informazione è necessaria per la gestione del rapporto di lavoro.

Perché un’app di timbratura non deve controllare gli spostamenti

Un’app di rilevazione presenze correttamente progettata deve rispondere a una domanda precisa:

“Dove è stata effettuata questa timbratura?”

Non deve rispondere a domande come:

• “Dove si trova ora il dipendente?”
• “Che percorso ha fatto?”
• “Quanto tempo è rimasto in un certo luogo?”
• “Si è spostato durante la pausa?”
• “Dove è andato dopo l’orario di lavoro?”

Per questo è importante spiegare ai dipendenti che la funzione GPS, in una soluzione di rilevazione presenze, non serve a sorvegliarli.

Serve a rendere più attendibile la timbratura.

Il Garante ha evidenziato che un’app per la timbratura deve essere configurata in modo da evitare trattamenti ulteriori, come dati relativi al traffico telefonico, SMS, posta elettronica, navigazione internet o altre informazioni presenti sul dispositivo.

Come deve spiegare HR la geolocalizzazione ai dipendenti?

HR deve usare parole semplici, dirette e non ambigue.

L’obiettivo non è “convincere” il dipendente. L’obiettivo è informarlo correttamente.

Una comunicazione efficace dovrebbe chiarire questi punti:

1. L’app non traccia gli spostamenti.
2. La posizione viene rilevata solo quando il dipendente timbra.
3. La posizione serve a certificare il luogo della timbratura.
4. L’azienda non vede il percorso del dipendente.
5. L’azienda non controlla la posizione fuori dalla timbratura.
6. I dati sono usati solo per finalità di gestione presenze, trasferte e organizzazione del lavoro.
7. La posizione può essere cancellata quando non è più necessaria.

Esempio di comunicazione interna per i dipendenti

L’app di rilevazione presenze non controlla i tuoi spostamenti.
La posizione GPS viene rilevata solo nel momento in cui effettui una timbratura di entrata o uscita.
Questo dato serve a verificare che la timbratura sia stata effettuata nel luogo corretto, ad esempio presso una sede, un cliente, un cantiere o un luogo di trasferta.
L’app non registra i percorsi, non monitora la tua posizione durante la giornata e non controlla dove ti trovi al di fuori della timbratura.
I dati sono trattati nel rispetto della normativa privacy e sono accessibili solo al personale autorizzato.

Cosa deve contenere l’informativa privacy per i lavoratori?

L’informativa privacy deve essere chiara e completa.

Non basta dire “l’app usa il GPS”.

L’azienda deve spiegare:

• quali dati vengono raccolti;
• quando vengono raccolti;
• per quali finalità;
• su quale base giuridica;
• chi può accedere ai dati;
• per quanto tempo vengono conservati;
• quali diritti ha il lavoratore;
• se i dati possono essere usati per verifiche amministrative o disciplinari, nei limiti previsti dalla legge;
• quali misure di sicurezza sono adottate.

Il Ministero del Lavoro ricorda che al lavoratore deve essere data adeguata informazione sull’esistenza e sulle modalità d’uso delle apparecchiature e sulle modalità di effettuazione dei controlli. In assenza di adeguata informazione, i dati raccolti non sono utilizzabili.

La cancellazione della posizione GPS: perché è importante

Un punto molto importante riguarda la conservazione delle coordinate GPS.

Il Garante Privacy, nel caso della timbratura tramite app, ha indicato che il sistema deve cancellare il dato relativo alla posizione del lavoratore dopo aver verificato l’associazione tra coordinate geografiche della sede di lavoro e posizione del lavoratore, conservando eventualmente solo il dato relativo alla sede di lavoro, alla data e all’orario della timbratura.

Questo principio è molto rilevante per le aziende.

Dopo che il datore di lavoro ha verificato che la presenza in trasferta è corretta, conservare indefinitamente le coordinate precise può essere eccessivo.

Mini-riassunto:
Se la posizione serve solo a controllare la correttezza della timbratura in trasferta, una volta effettuato il controllo può non essere più necessario conservare il dato GPS preciso.

Libemax Rilevazione Presenze e cancellazione massiva della posizione

Libemax Rilevazione Presenze è pensato per aiutare le aziende a gestire la timbratura da smartphone in modo chiaro, ordinato e rispettoso dei principi di privacy.

La posizione non deve essere interpretata come uno strumento per seguire il dipendente.

La posizione serve a collegare una timbratura a un luogo preciso, ad esempio quando il lavoratore opera:

• fuori sede;
• presso un cliente;
• in cantiere;
• in trasferta;
• in una sede diversa da quella abituale.

Inoltre, Libemax Rilevazione Presenze offre una funzione particolarmente utile per la gestione privacy: la cancellazione massiva della posizione.

Questa funzione consente al datore di lavoro di eliminare in modo massivo il dato di posizione una volta effettuato il controllo della presenza in trasferta.

In pratica:

1. il dipendente timbra da smartphone;
2. il sistema registra la posizione al momento della timbratura;
3. l’azienda verifica che la timbratura sia coerente con il luogo di lavoro o di trasferta;
4. quando il dato GPS preciso non è più necessario, l’azienda può cancellarlo massivamente.

Questo approccio aiuta l’azienda a rispettare il principio di minimizzazione e limitazione della conservazione.

Come dire ai dipendenti che l’app non li controlla

La comunicazione deve essere concreta.

Ecco una formula semplice che HR può usare:

La timbratura da app non è un sistema di sorveglianza.
L’app non segue i tuoi spostamenti e non registra il percorso che fai durante la giornata.
La posizione viene rilevata solo quando premi il pulsante di timbratura.
Serve a certificare che la timbratura sia stata effettuata nel luogo corretto.
Dopo il controllo della presenza, l’azienda può cancellare il dato GPS se non è più necessario conservarlo.

Questa spiegazione è chiara perché risponde alle domande reali dei dipendenti:

• “Mi state seguendo?”
• “Vedete dove sono tutto il giorno?”
• “Controllate i miei spostamenti?”
• “La posizione resta salvata per sempre?”
• “A cosa serve davvero il GPS?”

Errori da evitare

Quando si introduce un’app con GPS per la rilevazione presenze, HR deve evitare alcune frasi ambigue.

Frasi da evitare

• “Useremo il GPS per controllare dove siete.”
• “L’azienda potrà vedere la vostra posizione.”
• “È solo una formalità privacy.”
• “Dovete accettare perché lo dice l’azienda.”
• “Non cambia nulla.”

Queste frasi creano sfiducia e possono generare preoccupazioni.

Frasi corrette

• “La posizione viene rilevata solo al momento della timbratura.”
• “L’app non traccia gli spostamenti.”
• “Il dato serve a verificare la presenza nel luogo di lavoro o in trasferta.”
• “L’accesso ai dati è limitato al personale autorizzato.”
• “La posizione può essere cancellata quando non è più necessaria.”

Checklist per HR: come introdurre la timbratura geolocalizzata

Prima di introdurre una soluzione di timbratura con GPS, HR dovrebbe verificare questi punti:

1. Finalità chiara
   La finalità deve essere definita: rilevazione presenze, gestione trasferte, verifica della sede di lavoro, sicurezza o organizzazione.
2. Uso limitato della posizione
   La posizione deve essere rilevata solo quando serve. Nel caso della timbratura, solo al momento della timbratura.
3. Informativa privacy completa
   I lavoratori devono sapere quali dati vengono raccolti, quando, perché e per quanto tempo.
4. Accessi autorizzati
   Solo persone incaricate devono poter vedere i dati.
5. Nessun trattamento inutile
   L’app non deve raccogliere dati non pertinenti, come messaggi, traffico telefonico, navigazione web o informazioni personali presenti sul telefono.
6. Tempi di conservazione definiti
   I dati non devono essere conservati per sempre.
7. Possibilità di cancellazione della posizione
   Quando il dato GPS preciso non serve più, deve poter essere cancellato.
8. Coerenza con lo Statuto dei Lavoratori
   Se lo strumento può comportare un controllo a distanza, l’azienda deve valutare gli adempimenti previsti dall’articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori.
9. Coerenza con il GDPR
   Il trattamento deve rispettare liceità, trasparenza, minimizzazione, sicurezza e limitazione della conservazione.

Domande frequenti sulla geolocalizzazione dei dipendenti

Il datore di lavoro può controllare sempre dove si trova il dipendente?

No. Il datore di lavoro non può usare il GPS per controllare liberamente e continuamente gli spostamenti del dipendente. Ogni trattamento deve avere una finalità lecita, essere proporzionato e rispettare la normativa privacy e lavoro.

Un’app di timbratura può rilevare la posizione GPS?

Sì, se la posizione viene rilevata per una finalità specifica, come certificare il luogo della timbratura, e se il sistema è configurato in modo proporzionato e trasparente.

L’app può tracciare il dipendente dopo la timbratura?

Una corretta app di rilevazione presenze non deve tracciare il dipendente dopo la timbratura. Deve rilevare la posizione solo nel momento necessario.

La posizione GPS deve essere conservata per sempre?

No. I dati devono essere conservati solo per il tempo necessario rispetto alla finalità. Se la posizione serve solo a verificare una timbratura in trasferta, una volta effettuato il controllo può essere opportuno cancellare il dato GPS preciso.

Il dipendente deve essere informato?

Sì. Il dipendente deve ricevere un’informativa chiara sul trattamento dei dati, sulle modalità d’uso dello strumento e sulle eventuali verifiche.

La timbratura geolocalizzata è un controllo a distanza?

Può comportare un trattamento di dati di posizione, ma non coincide automaticamente con un controllo continuo a distanza. La valutazione dipende da come lo strumento è configurato, da quali dati raccoglie, da quando li raccoglie e da come vengono usati.

Perché la cancellazione massiva della posizione è utile?

La cancellazione massiva della posizione è utile perché consente all’azienda di eliminare coordinate GPS non più necessarie dopo il controllo della presenza. Questo riduce il rischio privacy e aiuta a rispettare il principio di minimizzazione.

Conclusione

Il datore di lavoro può usare strumenti di geolocalizzazione solo entro limiti precisi.

La regola pratica è semplice: la posizione deve servire a una finalità lavorativa chiara, non a controllare la persona in modo continuo.

Nel caso della timbratura da smartphone, la posizione GPS può essere usata per certificare dove è stata effettuata la timbratura, soprattutto quando il dipendente lavora fuori sede o in trasferta.

HR deve spiegare bene questo punto ai dipendenti: l’app non controlla gli spostamenti, non registra i percorsi e non segue il lavoratore durante la giornata.

Libemax Rilevazione Presenze supporta questo approccio perché consente di usare la posizione al momento della timbratura e offre la cancellazione massiva della posizione dopo il controllo della presenza in trasferta.

In questo modo l’azienda può gestire le presenze in modo più preciso, trasparente e rispettoso della privacy dei lavoratori.