Semplifichiamo la gestione dei documenti per i dipendenti
Scritto il 04 Giugno 2020
La burocrazia è sempre più presente nella vita di tutti, specialmente in quella dei lavoratori: la quantità di documentazione da sottoporre ai dipendenti è aumentata a dismisura.
Per diverse motivazioni l’azienda è costretta a comunicare con i dipendenti attraverso moltissime circolari, una facile gestione di esse e la certezza che l’azienda riesca a fornire a tutti i destinatari le svariate comunicazioni scritte non è scontata.
"Noi delle risorse umane siamo sommersi da materiale cartaceo da sottoporre, documenti già letti dai dipendenti e altri da far leggere, è di prassi confonderli. Molti lavorano in sede, altri sono ad effettuare attività sul territorio... è molto difficile far visionare documenti più o meno urgenti a questi collaboratori senza commettere errori!"
Ora un sistema sicuro, rapido e funzionale c’è!
L’app rilevazione presenze propone una soluzione innovativa per la gestione dei documenti: con la recente implementazione è possibile far visualizzare ed, eventualmente, accettare dei documenti come ad esempio cedolini, contratti, comunicazioni aziendali, documentazioni relative alle norme di sicurezza da osservare durante il proprio turno di lavoro contro il Coronavirus.
Dal pannello amministrativo è possibile inserire più documenti in PDF, per una maggiore flessibilità Libemax permette di decidere se far visualizzare i documenti a tutti gli utenti ( documenti sulla sicurezza, COVID 19, comunicazioni aziendali su ferie o chiusure,..) o solo a gruppi o per singolo utente ( cedolino, contratto di lavoro,..)
"la funzionalità è utilissima abbiamo però l’esigenza, spesso difficile da gestire, di far visionare ogni giorno un determinato documento ad un dipendente, mentre per altre tipologie di documenti basta anche solo un'unica volta..."
Non vi è problema il documento può essere visibile al dipendente in diverse modalità: Ogni volta che fa start, ogni volta che si fa stop, ogni giorno, una sola volta o nessun avviso.
"come possiamo essere sicuri che un dipendente abbia letto e accettato il documento a lui proposto?"
Il dipendente direttamente dall’app visualizza il documento in base alla modalità impostata dall’amministratore, sempre dall’app può selezionare la voce "dichiaro di aver letto e accettato il documento".
Grazie all’esportazione in excel, l’amministrazione potrà in maniera rapida e funzionare visualizzare sia per quale dipendente e per quale documento, la data e l’ora di lettura e accettazione del PDF.
Per ulteriori informazioni e una guida all'uso della gestione documenti cliccare il link sottostante:
https://www.apprilevazionepresenze.com/it/171/gestione-documenti
Per ulteriori informazioni potete contattarci via chat, via mail o telefonicamente al numero 035 0667180.
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Per questo motivo, oggi è fondamentale affidarsi a strumenti digitali di gestione presenze che garantiscano precisione, automatizzazione e rispetto delle regole contrattuali.
Straordinari: cosa prevede la normativa
Gli straordinari sono le ore di lavoro oltre l’orario contrattuale e devono essere autorizzati dal datore di lavoro. La legge stabilisce che possano essere retribuiti o compensati con riposi attraverso la banca ore.
Gestirli manualmente con fogli Excel o moduli cartacei comporta un elevato rischio di errori e una scarsa trasparenza verso i dipendenti. Le soluzioni digitali permettono invece di approvare gli straordinari in tempo reale, conteggiare le ore dovute e configurare regole personalizzate in base al contratto collettivo o alle policy aziendali.
Permessi: chiarezza e organizzazione
I permessi, retribuiti o non retribuiti, richiedono un monitoraggio altrettanto preciso. Una gestione frammentata può generare contestazioni o disallineamenti con il monte ore residuo.
Proprio per questo, come abbiamo già detto precedentemente nel nostro approfondimento su ferie e permessi, è fondamentale adottare un sistema che consenta di avere trasparenza, tracciabilità e aggiornamenti sempre disponibili.Un software di gestione presenze consente di ricevere e approvare le richieste, avere un quadro chiaro delle assenze e ridurre drasticamente gli errori in busta paga.
Podcast di approfondimento su straordinari e permessi
Per chiarire dubbi e spiegare in modo semplice le regole, Libemax ha creato i podcast “Busta paga semplice e chiara” e “Lavoro semplice e chiaro”, nei quali sono state dedicate puntate specifiche non solo agli straordinari (regolamentazione, tassazione, banca ore), ma anche ai permessi e alla loro corretta gestione.
Un supporto concreto per chi desidera comprendere meglio i propri diritti e doveri e avere strumenti pratici a disposizione.I vantaggi delle soluzioni digitali
Adottare un software cloud per la gestione di straordinari e permessi significa ottenere:
- Automazione: calcoli precisi senza errori manuali.
- Personalizzazione: regole aziendali configurabili in base ai diversi CCNL.
- Banca ore integrata: gestione chiara degli straordinari accumulati.
- Controllo in tempo reale: dati aggiornati sempre disponibili.
- Trasparenza: riduzione delle contestazioni grazie a cartellini digitali.
Libemax Rilevazione Presenze: la scelta giusta
Con Libemax Rilevazione Presenze, la gestione di straordinari e permessi diventa semplice ed efficace.
Nella sezione cartellino è possibile approvare gli straordinari, destinarli alla banca ore e conteggiare in automatico le ore dovute, con la massima personalizzazione in base al regolamento aziendale.Nella stessa sezione è possibile anche gestire i permessi, approvandoli o meno, oppure inserendoli in maniera massiva (come per esempio i permessi per allattamento).
Grazie alla combinazione di software, approfondimenti editoriali e podcast dedicati, Libemax offre un ecosistema completo per affrontare con sicurezza e precisione tutte le esigenze di gestione del personale.
Conclusione: come gestire al meglio straordinari e permessi
La corretta gestione di straordinari e permessi è un obbligo normativo ma anche un’opportunità per migliorare l’organizzazione aziendale e la soddisfazione dei dipendenti.
Con Libemax Rilevazione Presenze puoi contare su una piattaforma intuitiva e completa, pensata per semplificare il lavoro di HR e datori di lavoro.Attiva subito i 14 giorni di prova gratuita e scopri quanto può essere semplice gestire le presenze: Registrati su apprilevazionepresenze.com
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