Quale che sia la vostra occupazione, qualunque sia il vostro ramo professionale, avrete sempre a che fare con un cliente (o più di uno) che vuol verificare personalmente che abbiate effettivamente svolto il lavoro commissionato: al fine di evitare noiosi giri di telefonate con segretarie più o meno scontrose, la App Rilevazione Presenze ha aggiunto una comoda funzione che dà la possibilità, dal pannello di controllo web, di creare un accesso dedicato per i clienti alla modica cifra di 1.00 € + IVA al mese per ogni accesso cliente.
Il cliente potrà, in maniera indipendente, visualizzare le proprie timbrature e scaricare i fogli di intervento.
Hanno scoperto quanto è comoda questa funzione già diversi professionisti: vediamo tre casi.
Luca G., imprenditore nel ramo delle pulizie, affidando lo svolgimento dei lavori che accettava ai collaboratori più disparati, si trovava spesso coinvolto in poco piacevoli conversazioni con i suoi clienti, a cui interessava stabilire se i dipendenti della sua ditta stessero o meno effettuando gli interventi concordati: quando Luca G., su segnalazione di un amico, ha scoperto che la app Rilevazione Presenze offriva questa funzione di controllo in autonomia riservato ai clienti, ha aperto subito un account e ha creato un accesso per ognuno dei suoi clienti più assillanti, risolvendo il problema alla radice. Ora il suo telefono squilla soltanto per motivi importanti e non per sterili questioni di natura burocratica, inoltre i suoi clienti più importanti (gli hotel) possono, in tempo reale, vedere addirittura quali stanze sono già state pulite.
Giovanni P. è titolare di un’azienda di manutenzione di macchinari industriali. I suoi clienti ogni mese gli chiedono un report di tutti gli interventi fatti per poter adempire alle questioni sulla manutenzione e sicurezza dell’impianto. Con questa nuova funzionalità, le impiegate di Giovanni P. non saranno più costrette a perdere tempo inviando i report mensilmente, infatti ogni cliente sarà autonomo e con la propria username e password potrà visualizzare in tempo reale gli interventi fatti presso la loro azienda.
Mara S., socia di una cooperativa sociale, veniva spesso chiamata dalle famiglie degli assistiti sostenendo che l’operatore era spesso in ritardo e le ore conteggiate non risultavano mai corrette. Mara S. concedendo le credenziali di accesso alle famiglie clienti, ha potuto offrire un servizio più rapido, migliorando la fiducia dei clienti verso la cooperativa.
Con quest'ultima funzione introdotta, insomma, possiamo tranquillamente archiviare, a un prezzo ridicolo, tutte le futili telefonate tese unicamente a verificare se un lavoro è stato svolto oppure no.
Le trasferte fanno parte della quotidianità di moltissime aziende: tecnici che operano presso clienti, commerciali che visitano punti vendita, consulenti che si spostano tra sedi diverse, personale inviato in formazione. Ogni trasferta, però, non è solo uno spostamento: è un insieme di attività amministrative che devono essere gestite con precisione.
Gestire le presenze del personale con un foglio presenze Excel sembra una soluzione semplice: un file condiviso, qualche formula e il gioco è fatto. Nella pratica, però, Excel diventa spesso un “collo di bottiglia” che genera confusione, perdite di tempo e soprattutto errori difficili da intercettare prima che finiscano in busta paga o nei report interni.
Introdurre un nuovo sistema di timbratura non è solo un cambio di strumento: è un cambio di abitudine, di percezione e, spesso, di fiducia. Se la comunicazione è frettolosa o “tecnica”, il rischio è che venga letto come un passo verso il controllo: “ci stanno monitorando”. In realtà, un progetto ben gestito serve a rendere più semplice la vita a tutti: dipendenti, HR, amministrazione e responsabili di reparto.