Il datore di lavoro può controllare i dipendenti? Cosa dice davvero la legge

Sempre più spesso, lavoratori e datori di lavoro si chiedono fino a che punto sia lecito controllare l’attività dei dipendenti. È possibile localizzare un dipendente tramite un'app? Si possono leggere le sue email? Le telecamere in azienda sono legali?

Per fare chiarezza su questo tema, Libemax assieme a Sabrina Grazini, ha dedicato la prima puntata del podcast “Lavoro semplice e chiaro” proprio al tema del controllo dei lavoratori, sfatando uno dei miti più diffusi del mondo del lavoro.

In questo articolo approfondiamo quanto emerso nella puntata e cosa prevede effettivamente la normativa italiana, con un focus sulla rilevazione presenze tramite app.

Il controllo dei dipendenti è legale? Riferimenti normativi

Lo Statuto dei Lavoratori

Il primo riferimento è l’articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori (legge 300/1970), che vieta il controllo a distanza dei lavoratori, salvo in casi specifici e regolamentati.

Le linee guida del Garante della Privacy

Il Garante per la protezione dei dati personali stabilisce che:

• Il lavoratore deve essere preventivamente informato.
• È richiesto il consenso esplicito per l’uso di strumenti digitali, come app o dispositivi di controllo.
• Ogni forma di controllo deve essere proporzionata, trasparente e finalizzata all'organizzazione del lavoro, non alla sorveglianza.

Libemax, con la sua applicazione Libemax Rilevazione Presenze – la più scaricata in Italia – sviluppa soluzioni che rispettano pienamente questi principi. L'app registra esclusivamente l’entrata e l’uscita del lavoratore, senza tracciamento continuo o in tempo reale.

Cosa può e non può fare il datore di lavoro

Monitoraggio dei social fuori dall’orario di lavoro

Se il profilo social del lavoratore è pubblico, il datore può accedervi come qualsiasi altro utente. Tuttavia, non può utilizzare le informazioni per fini disciplinari, tranne nei casi in cui si dimostrino comportamenti gravemente scorretti (come un uso improprio del permesso per malattia).

Telecamere in azienda

L’installazione di telecamere è consentita solo se:

• è presente un’autorizzazione dell’Ispettorato del Lavoro oppure un accordo sindacale;
• i lavoratori sono informati per iscritto;
• le riprese sono finalizzate alla sicurezza o alla protezione del patrimonio aziendale, e non alla sorveglianza diretta dell’attività lavorativa.

App di rilevazione presenze con geolocalizzazione

Un’app può utilizzare il GPS solo per registrare l’evento di timbratura, e non per controllare gli spostamenti. Questo aspetto è fondamentale: il tracciamento continuo è vietato, mentre è consentito registrare il luogo e l’orario di entrata e uscita, previa informativa e consenso.

Libemax Rilevazione Presenze opera esattamente in questo modo: non controlla la posizione del dipendente, ma utilizza la geolocalizzazione solo nel momento in cui viene effettuata la timbratura.

Strumenti aziendali: email, computer e telefoni

Il datore può leggere le email del dipendente?

Solo se è stata fornita un’informativa preventiva e il dipendente ha firmato una policy aziendale chiara, che spiega limiti e finalità del controllo. In assenza di questi requisiti, il datore non può accedere alle email, nemmeno se la casella è aziendale.

È consentito navigare o scrivere email personali dal PC aziendale?

Tecnicamente no, ma anche in questo caso è responsabilità dell’azienda definire una policy e informare i lavoratori. I controlli (come log di navigazione o filtri) sono leciti solo se dichiarati, proporzionati e finalizzati alla sicurezza o alla protezione dei sistemi.

Come riconoscere un controllo illecito

Il primo segnale è la mancanza di trasparenza. Se in azienda vengono installati sistemi di videosorveglianza o software di monitoraggio senza alcuna comunicazione formale, è probabile che vi sia una violazione dei diritti del lavoratore.

Ogni lavoratore ha il diritto di:

• essere informato su qualsiasi strumento di controllo,
• ricevere un’informativa dettagliata e comprensibile,
• presentare reclamo al Garante della Privacy in caso di abusi.

Domande frequenti

Il datore può installare un’app di localizzazione senza avvisarmi?
No. Serve sempre un’informativa chiara e il tuo consenso.

Posso essere licenziato se posto una foto in vacanza mentre sono in malattia?
Solo se la foto prova un comportamento scorretto e contrario alla condizione dichiarata.

Il datore può accedere al mio PC o alla mia email aziendale?
Solo se lo ha previsto per iscritto e ti ha informato, altrimenti no.

Conclusione

Il controllo dei dipendenti è un tema delicato, che richiede equilibrio tra l’organizzazione del lavoro e il rispetto della privacy. La normativa italiana stabilisce regole precise, che ogni datore di lavoro deve conoscere e rispettare. Allo stesso tempo, anche i lavoratori devono essere informati sui propri diritti.

Per approfondire questi temi con esempi concreti e spiegazioni semplici, ti consigliamo di ascoltare il podcast “Lavoro semplice e chiaro” prodotto da Libemax con Sabrina Grazini, disponibile su tutte le piattaforme.

Per adottare una soluzione di rilevazione presenze conforme, sicura e trasparente, visita la pagina dedicata a Libemax Rilevazione Presenze su apprilevazionepresenze.com