Note spesa da app
Scritto il 28 Maggio 2018
Tra le molte funzioni che ormai prevede, l’app Rilevazione Presenze permette anche di gestire le note spesa dei dipendenti.
Anche questa importante voce di spesa aziendale, fino a tempi recenti, era affidata a un trattamento a dir poco aleatorio, supportato com'era da ricevute e scontrini cartacei che era facile perdere o rovinare irrimediabilmente: per questo una app che intenda rispondere in maniera completa alle esigenze del mercato non può prescindere dalla gestione di questo particolare aspetto. Con l'app Rilevazione Presenze gestire le note spesa è davvero semplice, intuitivo e veloce. Nei prossimi paragrafi vedremo insieme come.
Le note spesa possono essere inserite dal pannello web o da app.
Da app il procedimento è molto semplice, aprire il menù laterale a sinistra e poi fare click su “Nota spese”. In questa schermata si potranno vedere le note spesa approvate (in verde) o in attesa di approvazione (in giallo). Facendo click sul pulsante + in basso a destra è possibile aggiungere una nuova nota spesa. Di seguito i campi richiesti per inserire una nuova nota spesa:
• ALLEGATO (campo obbligatorio): alla nota spese generata è possibile allegare una fotografia o una scansione dello scontrino o della ricevuta del pagamento che può essere scattata in tempo reale o caricata dalla galleria del proprio smartphone;
• DATA (campo obbligatorio): in questa sede specificare la data a cui assegnare la nota spesa;
• IMPORTO (campo obbligatorio): qui è necessario indicare in cifre l'ammontare della spesa;
• TIPOLOGIA (campo obbligatorio): nel presente campo occorre indicare la tipologia di nota spesa, per esempio: benzina, albergo, pranzo, … (NB: tipologie modificabili, da amministratore, a piacere dalla sezione dedicata nel menù laterale del pannello web);
• TIPO DI PAGAMENTO (campo obbligatorio): qui bisogna indicare la metodologia di pagamento che è stata eseguita (carta di credito, contanti, etc… anche queste tipologie modificabili, da amministratore, dalla sezione dedicata nel menù laterale del pannello web);
• CLIENTE (campo facoltativo): qui è possibile specificare il cliente a cui associare la nota spese;
• NOTE (campo facoltativo): a discrezione del compilatore della nota, è qui possibile indicare eventuali annotazioni riguardanti il pagamento;
Altrettando semplice sono le operazioni da fare dal pannello web.
Loggatevi sul pannello web di Rilevazione Presenze associato al vostro account. Una volta effettuato l'accesso, per avviare la gestione delle note spesa, fate click su “Note spesa” dal menù laterale e poi su “Gestisci note spesa”. In questa schermata in alto è possibile aggiungere manualmente una nota spesa facendo click sul pulsante in alto “Aggiungi nota spesa”.
Fatto questo, la compilazione della nota spesa è identica a quella dell’app con la differenza dei seguenti campi:
• DIPENDENTE (campo obbligatorio): in questo campo occorre indicare il dipendente a cui associare la nota spesa;
• APPROVATA: flaggare o deflaggare questo checkbox è compito dell’amministratore e suo soltanto (infatti solo lui lo può visualizzare) e serve, come si può intuire, per approvare o meno il pagamento della nota spesa.
Una volta inserita la nuova nota spesa, si viene automaticamente reindirizzati alla tabella riassuntiva, in cui è possibile visualizzare tutti i dati relativi a quelle già create e, per ognuna, lo stato “da approvare” in giallo o “approvata” in verde: da qui, facendo click sul pulsante blu “modifica” in fondo ad ogni riga, sarà possibile modificare e approvare la nota spesa. Facendo click sulla X rossa sarà possibile cancellare la nota spesa - che, una volta cancellata, non sarà più recuperabile.
È infine possibile esportare le note spesa cliccando sulla relativa voce del menù laterale "Esportazioni” e di seguito su “esporta nota spesa”. Da qui è possibile selezionare e filtrare per data, tipologia, cliente e dipendente o raggrupparle per cliente o dipendente.
Come si evince dall'illustrazione appena esposta del suo funzionamento, non si potrebbe desiderare una gestione più completa e chiara delle note spesa.
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Per questo motivo, oggi è fondamentale affidarsi a strumenti digitali di gestione presenze che garantiscano precisione, automatizzazione e rispetto delle regole contrattuali.
Straordinari: cosa prevede la normativa
Gli straordinari sono le ore di lavoro oltre l’orario contrattuale e devono essere autorizzati dal datore di lavoro. La legge stabilisce che possano essere retribuiti o compensati con riposi attraverso la banca ore.
Gestirli manualmente con fogli Excel o moduli cartacei comporta un elevato rischio di errori e una scarsa trasparenza verso i dipendenti. Le soluzioni digitali permettono invece di approvare gli straordinari in tempo reale, conteggiare le ore dovute e configurare regole personalizzate in base al contratto collettivo o alle policy aziendali.
Permessi: chiarezza e organizzazione
I permessi, retribuiti o non retribuiti, richiedono un monitoraggio altrettanto preciso. Una gestione frammentata può generare contestazioni o disallineamenti con il monte ore residuo.
Proprio per questo, come abbiamo già detto precedentemente nel nostro approfondimento su ferie e permessi, è fondamentale adottare un sistema che consenta di avere trasparenza, tracciabilità e aggiornamenti sempre disponibili.Un software di gestione presenze consente di ricevere e approvare le richieste, avere un quadro chiaro delle assenze e ridurre drasticamente gli errori in busta paga.
Podcast di approfondimento su straordinari e permessi
Per chiarire dubbi e spiegare in modo semplice le regole, Libemax ha creato i podcast “Busta paga semplice e chiara” e “Lavoro semplice e chiaro”, nei quali sono state dedicate puntate specifiche non solo agli straordinari (regolamentazione, tassazione, banca ore), ma anche ai permessi e alla loro corretta gestione.
Un supporto concreto per chi desidera comprendere meglio i propri diritti e doveri e avere strumenti pratici a disposizione.I vantaggi delle soluzioni digitali
Adottare un software cloud per la gestione di straordinari e permessi significa ottenere:
- Automazione: calcoli precisi senza errori manuali.
- Personalizzazione: regole aziendali configurabili in base ai diversi CCNL.
- Banca ore integrata: gestione chiara degli straordinari accumulati.
- Controllo in tempo reale: dati aggiornati sempre disponibili.
- Trasparenza: riduzione delle contestazioni grazie a cartellini digitali.
Libemax Rilevazione Presenze: la scelta giusta
Con Libemax Rilevazione Presenze, la gestione di straordinari e permessi diventa semplice ed efficace.
Nella sezione cartellino è possibile approvare gli straordinari, destinarli alla banca ore e conteggiare in automatico le ore dovute, con la massima personalizzazione in base al regolamento aziendale.Nella stessa sezione è possibile anche gestire i permessi, approvandoli o meno, oppure inserendoli in maniera massiva (come per esempio i permessi per allattamento).
Grazie alla combinazione di software, approfondimenti editoriali e podcast dedicati, Libemax offre un ecosistema completo per affrontare con sicurezza e precisione tutte le esigenze di gestione del personale.
Conclusione: come gestire al meglio straordinari e permessi
La corretta gestione di straordinari e permessi è un obbligo normativo ma anche un’opportunità per migliorare l’organizzazione aziendale e la soddisfazione dei dipendenti.
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